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      甘肅警察職業學院教學檔案管理辦法

      發布時間:2015-09-11 10:48??? 閱讀次數:??? 選擇字號:T|T
      為進一步加強和規范教學檔案管理工作,提高教學檔案管理水平,有效保護和利用教學檔案,充分發揮教學檔案在教學管理、教學活動、教學研究等各項工作中的作用,逐步實現教學檔案管理標準化、規范化和制度化,根據《中華人民共和國檔案法》和《高等學校檔案管理辦法》、《公安檔案管理規定》等有關法律法規,結合學院實際,制定本辦法。
      第一章  總 則
      第一條 本辦法所稱教學檔案,是指在教學訓練、教學管理、教學運行、教科研及其它各項教學活動中形成的,對學院和社會具有保存價值的各種文字、圖表、聲像、電子等不同形式、不同載體的歷史記錄,是反映教學運行、教學管理和教學建設的重要材料。
      第二條 教學檔案管理工作遵循“學院統一領導,部門立卷管理,完整準確安全,便于開發利用”的原則,由教務處、各系部依據工作職責具體負責。
      第三條 教務處和各系部應指定專人負責教學檔案的收集、歸類、裝訂、保存等工作。
      第四條 學院每三年統一組織教學檔案檢查驗收評比活動,也可根據工作需要進行抽查。
      第二章 教學檔案的形成與歸檔要求
      第五條 教學檔案以學年立卷,并按學年設總目錄。
      第六條 立卷人應當按照紙質文件材料和電子文件材料的自然形成規律,對文件材料系統整理組卷,編制頁號或者件號,制作卷內目錄。堅持“一事一立”原則,保持檔案材料的有機聯系。相同事由的檔案組為一件,同一事由的檔案材料數量較多時,可分別組為若干件。
      第七條 卷內文件材料按正件在前、附件在后,正文在前、擬稿在后,批復在前、請示在后的要求排列。一般性資料可按形成時間的先后順序排列。
      第八條 涉密檔案材料的立卷、歸檔,按國家和省公安廳相關規定執行。
      第九條 歸檔的檔案必須是原件和定稿。質地優良,書繪工整,聲像清晰,格式統一,裝訂規范,符合有關規范和標準要求。電子文件的歸檔要求參照國家《電子文件歸檔與管理規范》(GB/T 18894-2002)執行。

      第十條 各類檔案資料一般歸檔兩份。重大事項形成的文件和經常使用的應酌加副本,以便保護原件。計算機打印紙制檔案資料,應留存與之內容相同的電子文件備份。

      第三章 教學檔案的保管及使用

      第十一條 教學檔案保管期限分永久、長期和短期三種。對學院和社會始終具有利用價值的教學檔案定為永久保存資料;在長久時期內具有利用價值的教學檔案定為長期保存資料,年限為十五年;在短期內具有利用價值的教學檔案定為短期保存資料,年限為六年。對保管期限已滿、失去保存價值的檔案,由所屬系部和教務處共同鑒定并登記造冊,報主管副院長批準后,予以銷毀。未經鑒定和批準,不得銷毀任何檔案。

      第十二條 教學檔案管理部門應使用專用檔案柜(箱、盒)保管檔案。教學檔案管理所需工具器材、設施設備,由學院統一配發或根據學院相關規定采購并管理。

      第十三條 查閱、摘錄、復制檔案,應當經檔案管理部門負責人批準,原則上就地進行。需要借出的,應出具借據,經檔案管理部門負責人簽字批準后借閱,按期歸還。

      第十四條 除不可抗力外,任何部門及個人造成教學檔案遺失、損毀、泄密且產生重大影響后果的,按照學院相關制度追究責任。

      第四章 教學檔案內容

      第十五條 各教學檔案管理部門依據工作職責對教學檔案立卷、歸檔。檔案建設內容按照《甘肅警察職業學院教學檔案建設規范》實施。

      第五章 獎勵與處罰

      第十六條 經學院組織的教學檔案檢查評比,對在檔案建設管理工作中涌現出的先進部門或者個人,給予表彰獎勵。

      第十七條 有下列行為之一的,學院對主管人員和直接責任人員依法依紀給予處理。

      (一)玩忽職守,造成檔案損壞、遺失或者擅自銷毀檔案的;

      (二)違反保密規定或未經學院批準,擅自提供、抄錄、公布、出賣、贈送、交換檔案的;

      (三)涂改、偽造檔案的;

      (四)不按規定歸檔,拒絕歸檔或者將檔案據為己有的;

      (五)其他違反檔案法律法規的行為。

      第六章 附 則

      第十八條 本辦法由教務處負責解釋。

      第十九條 本辦法自印發之日起執行。

       

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